U-Mail郵件系統設置群組操作提升效率

U-Mail郵件系統不僅可以用于最基本的通信聯絡、資料儲存,而且還能參與到企業管理,梳理工作,起到化繁為簡的功用。

在一家企業內部,我們按照樹形組織機構架構圖建立起相應的域,并將員工個人郵箱賬號歸類到某個域,以對域的操作來實現對某個部門員工賬號的統一協調管控。實際上,隨著現代企業改良組織架構,因應于瞬息萬變的市場形勢,工作方式也出現了不少的變化,比方說通常企業會將不同部門的高管都抽調出來成為一個組,這個組將擁有較大容量的郵箱和較高級別的優先通郵,再比如為了一個緊急項目,臨時將不同部門與此相關的員工都集中起來,這都是現代企業辦公常見的“套路”。所以小編這里接著給諸位演示一下怎樣對組進行操作,來提升工作效率。

一、建立“組”

登錄公司郵件系統的超級管理后臺,打開賬號列表,從中選定合適的郵箱賬號,然后建立起一個“組”,同時為這個組設置一個優先等級。然后單擊左邊的“組權限管理”,彈出對話框如下圖所示:

說明:

1.點擊“添加組”即可開始建立一個新組;選中一個組,點擊“刪除”則將其刪掉,點擊“成員管理”即可展開對具體組員的操作。

2.一個郵箱賬號只能加入一個特定組。

3.可以批量設置一個組下面所有郵箱的各種權限,當某個用戶郵箱加入該組時,就自動獲得該組的權限。

4.當管理員在后臺設置一些關鍵詞參數,對滿足關鍵詞的郵箱賬戶執行操作時,首先查找該郵箱賬號所屬組的設置參數,隨后才去讀取域名配置中的對應設置參數。這個功能怎么理解?形象打個比方,你在公司中有兩個標簽,其中之一是“年齡30歲以下”,一個是“身高180cm以上”,假設根據前者是你所屬組的參數,后者是你所在域的參數,現在有人要按照“年輕高大”的標準從你公司選人,那么優先考慮查找的是“年輕30歲以下”這個參數。

二、設置組

一個組建立以后,之后可以對組進行各種設置,

1.先輸入名稱和詳細描述,如“高管組”、“項目名稱”等;

 

2.對組下面所有郵箱賬號一次性設置其空間大小、硬盤大小、允許發送郵件大小和收發權限。

 

3.設置該組郵箱賬號是否遵守各種收發協議,以及是否允許客戶端進行郵件收發?

4.對該組下面的郵箱賬號設置密碼規則:

a.要求其每隔多久即更改一次密碼設置;

b.強制要求其設置復雜程度更高的密碼,到底有多復雜?可以勾選各個選項;

c.當用戶的密碼強度不夠時,對其外發限制,同時強制它更改;

 

5.設置該組的反垃圾/防病毒功能,如下圖所示:

6.設置該組賬號的發信頻率:管理員可以預估一下該組的通訊量,然后規定發送速率和每小時、每天的發送量,一旦系統檢測到在很短時間內某個賬號大量、群發郵件,迅速判斷其可能出現賬號被盜情形。

7.規定每隔多少天自動清洗掉過期郵件,如下圖所示:

 

三、對某個組群發郵件

在進行郵件通訊時,我們可以一次性選擇對群組操作,把郵件群發給某個組。用戶登錄入自己的webmail郵箱界面,點擊“寫信”按鈕,在“收件人”框中擊右鍵,彈出來“選擇收件人”對話框,再在分列的群組中選擇一個,點擊“發郵件給該組”,即可實現一次性群發郵件給某組用戶。

以上我們介紹的就是在U-Mail郵件系統中,如何利用群組操作的形式來提升工作效率,歡迎免費下載試用U-Mail郵件系統

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